Lorsqu'un employeur met à disposition permanente un véhicule dont il est propriétaire ou locataire, l'utilisation privée par le salarié constitue un avantage en nature qui doit être soumis à cotisations sociales.
Comment évaluer l’avantage en nature?
L'avantage en nature s'applique lorsque le salarié peut utiliser le véhicule pour des trajets privés, y compris pendant les congés ou les jours de repos.
L'employeur peut choisir entre deux méthodes d'évaluation : basée sur les dépenses réelles ou un forfait annuel.
Chaque employeur est libre de choisir une méthode différente pour chaque salarié et peut changer d’option à la fin de l’année en régularisant les cotisations via la DSN.
a. Méthode basée sur les dépenses réelles
L’évaluation de l’avantage en nature repose sur le rapport entre les kilomètres parcourus à titre privé et le kilométrage total du véhicule.
Les preuves de ce kilométrage privé peuvent être apportées via des carnets de bord ou des documents professionnels. En cas de doute, l'Urssaf peut ajuster l'évaluation en appliquant des forfaits.
Les dépenses prises en compte incluent :
L’amortissement du véhicule (20 % par an sur 5 ans ou 10 % si le véhicule a plus de 5 ans),
Les frais de location, le cas échéant, sur la base du coût total annuel,
Le coût de l’assurance,
Les frais d’entretien (réparations non comprises),
Le carburant utilisé pour les trajets privés.
À noter : Si le véhicule est loué, avec ou sans option d'achat (LOA), l'évaluation se base sur le coût total annuel de la location, toutes taxes comprises.
b. Méthode forfaitaire
L'avantage en nature peut aussi être évalué sur la base d'un forfait annuel :
9 % du prix d’achat pour les véhicules de moins de 5 ans, ou 6 % pour les plus anciens, avec ajout des frais de carburant privés,
12 % du prix d’achat si l’employeur paie également le carburant.
Si le véhicule est loué, l'évaluation forfaitaire représente 30 % du coût total (location, entretien, assurance), avec un supplément si l’employeur prend en charge le carburant. Cette évaluation peut atteindre 40 % dans ce dernier cas.
À noter : Si le véhicule mis à disposition du salarié est loué, l'évaluation de l'avantage en nature est limitée au montant qui aurait été calculé si l'employeur avait acheté le véhicule. Le prix de référence correspond au prix d'achat TTC payé par le loueur, incluant les rabais, mais ne pouvant dépasser 30 % du prix recommandé par le constructeur à la date de début du contrat. Les loueurs et crédit-bailleurs doivent fournir à l'entreprise les informations nécessaires à l'application de ce plafond. À défaut, le prix retenu sera celui proposé par le constructeur à la date de début de la location.
c. Éléments communs aux deux modes d’évaluation
Le prix d'achat :
Le prix d’achat utilisé pour l'évaluation est le montant TTC payé par l’entreprise, après déduction des remises ou de la reprise de l’ancien véhicule.
Si le véhicule est acquis à l’issue d’une location avec option d’achat, le prix de rachat par le loueur est pris en compte.
En cas de flotte de véhicules, c'est la valeur moyenne qui sert de référence.
Ni le bonus écologique ni le malus ne doivent être inclus dans l'évaluation.
Redevance et preuve de la prise en charge du carburant :
Si le salarié verse une redevance inférieure à la valeur de l’avantage en nature la différence est soumise à cotisations.
Si la redevance couvre la totalité de l’avantage, aucun avantage en nature n'est calculé.
Pour prouver que le salarié paie son carburant, divers moyens peuvent être utilisés, tels que des comparaisons entre le kilométrage parcouru et les litres de carburant consommés.
Cas des véhicules électriques
Pour les véhicules électriques mis à disposition entre 2020 et 2024, les dépenses d’électricité engagées pour les recharges ne sont pas incluses dans l'évaluation de l'avantage en nature, et un abattement de 50 % est appliqué sur le montant évalué, dans la limite de 1 964,90 € en 2024.
L’avantage lié à la mise à disposition de bornes de recharge pour véhicules électriques entre le 1er janvier 2019 et le 31 décembre 2022 était évalué à zéro.
Depuis le 1er janvier 2023 et jusqu'au 31 décembre 2024 (BOSS-AN-811) :
Si la borne est installée sur le lieu de travail, l’avantage en nature résultant de son usage à des fins personnelles par le salarié est évalué à zéro, y compris pour les frais d’électricité.
Si l'employeur couvre tout ou partie des frais d'achat et d'installation d'une borne située en dehors du lieu de travail (par exemple, au domicile du salarié) :
Si la borne est retirée à la fin du contrat de travail, cette prise en charge est exonérée des cotisations sociales.
Si la borne reste en place après la fin du contrat, l’exonération des cotisations s’applique jusqu’à 50 % des dépenses réelles que le salarié aurait dû engager pour l’achat et l’installation, dans la limite de 1 025 € en 2024 pour une borne de moins de 5 ans (ou 75 % dans la limite de 1 537,50 € si elle a plus de 5 ans).
L'employeur peut également prendre en charge d'autres frais liés à l’utilisation ou à la location d'une borne (hors électricité), avec une exonération des cotisations limitée à 50% des dépenses réelles que le salarié aurait dû supporter.
À noter : Lorsque l'avantage en nature est calculé sur la base d'un forfait, l'employeur qui loue un véhicule électrique, avec ou sans option d'achat, doit l'évaluer à hauteur de 30 % du coût total annuel. Ce montant inclut les frais de location, d'entretien et d'assurance, mais exclut les dépenses liées à l'électricité, qui ne sont pas prises en compte dans le calcul de l'avantage en nature.
Fiscalité de l'avantage en nature véhicule
Pour l’imposition des revenus, l’avantage en nature lié au véhicule peut être évalué selon les mêmes règles que celles appliquées pour le calcul des cotisations de sécurité sociale, indépendamment du montant de la rémunération brute en espèces du salarié.
Vous souhaitez avoir plus d'informations et de conseils sur la gestion des avantages en nature? Mon Pôl'Paie est là pour vous accompagner!
Contactez-notre équipe au 04 94 18 54 00.
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