À l'approche des fêtes de Noël, il est courant que les employeurs distribuent des bons d'achat ou des chèques-cadeaux à leurs salariés pour marquer la fin de l'année.
Ces avantages, souvent bien accueillis par les collaborateurs, soulèvent toutefois des questions sur leur traitement fiscal et social. Quel régime s'applique aux bons d'achat distribués à Noël ? Mon Pôl’Paie fait le point.
La distribution de bons d’achat et de cadeaux de Noël fait partie des activités sociales et culturelles (ASC), qui doivent en priorité être gérées par le comité social et économique (CSE) de l'entreprise.
En tant qu'employeur, vous pouvez assumer la gestion des ASC dans les situations suivantes:
Si votre entreprise compte moins de 11 salariés et n'a donc pas de CSE.
Si votre effectif est compris entre 11 et moins de 50 salariés et que le CSE n’a que des attributions réduites, sauf si un accord d’entreprise ou une pratique interne confie cette gestion au CSE.
A défaut de CSE (procès-verbal de carence).
Si vous êtes dans l'une de ces situations, vous pouvez distribuer des bons d'achat ou des cadeaux de Noël à vos salariés en fin d’année, ainsi qu’à d’autres occasions.
Les conditions d'exonération des bons d'achat et chèques-cadeaux
Les bons d’achat, pour être exonérés de cotisations sociales, doivent respecter certains critères précis définis par l’Urssaf. Ces conditions concernent notamment :
Le montant : Pour l’année 2024, le plafond d’exonération est fixé à 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale (PMSS), soit 193 € par salarié et par évènement. Si ce seuil est dépassé, le bon est soumis à cotisations sociales pour son montant total.
La période : Les bons doivent être attribués à une occasion spécifique. Noël est ainsi une période privilégiée pour distribuer ces avantages. Les évènements retenus peuvent être :
Mariage/PACS
Naissance/adoption
Retraite
Fêtes des mères ou des pères
Sainte Catherine et Saint Nicolas. Attention l’exonération des bons d’achat attribués à l’occasion de la Saint Nicolas se limite aux bons d’achat destinés aux hommes non mariés qui fêtent leur 30ème anniversaire, à l’instar de la Sainte Catherine qui célèbre les femmes non mariées qui fêtent leur 25èmeanniversaire.
Noël des enfants jusqu’à 16 ans révolus
Noël des salariés
Rentrée scolaire des enfants âgés de moins de 26 ans dans l’année civile d’attribution.
L’utilisation spécifique : Les bons d’achat doivent indiquer les produits ou services pour lesquels ils peuvent être utilisés. À Noël, ils peuvent concerner des biens en lien avec les fêtes (cadeaux, jouets, alimentation, etc.).
Si ces trois conditions sont remplies, le bon d’achat est exonéré de cotisations sociales.
Régime fiscal pour l'employeur
Du point de vue de l’employeur, les bons d’achat peuvent être déductibles du résultat imposable sous certaines conditions :
Si le montant reste dans les limites d’exonération : Les bons respectant le plafond de 193 € par salarié (en 2024) sont exonérés de charges sociales, et les entreprises peuvent les comptabiliser comme charges déductibles.
En cas de dépassement : Si l'employeur attribue des bons d’achat dépassant le seuil d’exonération, il doit les intégrer dans la base des cotisations sociales et les déclarer comme rémunération en nature.
Impact pour le salarié
Pour le salarié, recevoir un bon d’achat à Noël peut être perçu comme un véritable avantage. Toutefois, si le montant des bons dépasse le seuil de 193 € (en 2024), l’intégralité est soumise à cotisations sociales et à l'impôt sur le revenu. Par exemple, un bon de 250 € sera taxé sur l’ensemble du montant.
En revanche, si le bon d’achat respecte le plafond et les conditions d'exonération, il n'y aura ni cotisations sociales ni imposition sur ce cadeau.
Exemples concrets
Un salarié reçoit un bon d’achat de 150 € pour Noël : Ce montant étant inférieur au plafond de 193 €, l'employeur et le salarié sont exonérés de charges sociales et le salarié n’a pas à déclarer ce bon dans ses revenus.
Un salarié reçoit un bon d’achat de 300 € pour Noël : Ce montant dépasse le seuil, donc l’employeur devra payer des cotisations sociales sur l’intégralité du montant (300 €), et le salarié devra l’intégrer dans ses revenus imposables.
Les bons d’achat cumulés avec d'autres avantages
En plus des bons d'achat, certaines entreprises offrent des primes ou autres avantages à l’occasion de Noël. Il est important de noter que chaque avantage distribué doit respecter les conditions d’exonération individuellement. Si les bons d’achat sont distribués en plus d’autres avantages, ils doivent être traités séparément en matière fiscale et sociale.
Le formalisme à respecter pour la mise en place des bons d’achats
Bien que ce soit un avantage souvent apprécié, les employeurs doivent suivre des règles précises pour bénéficier des exonérations sociales et fiscales.
Voici les principaux points à respecter pour être en conformité :
Attribution claire et documentée. L'employeur doit clairement définir les conditions d'attribution des bons d'achat. Cela inclut :
La période : Les bons doivent être attribués à des occasions précises, comme Noël, pour être exonérés de cotisations sociales. Il est recommandé de le spécifier dans une note de service ou un document interne.
Les bénéficiaires : L'employeur doit identifier précisément quels salariés recevront les bons d'achat (par exemple, tous les salariés, ou uniquement ceux en poste à une certaine date).
Montant conforme au plafond d'exonération
Comme mentionné précédemment, le montant total des bons d'achat ne doit pas dépasser 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale (soit 193 € pour 2024). Si l'employeur souhaite offrir un montant supérieur, il devra assumer le paiement des cotisations sociales sur l'intégralité de la somme.
Le respect du plafond doit être documenté. Il est conseillé de tenir un registre ou de conserver les preuves de distribution (comme une liste des salariés ayant reçu les bons avec les montants attribués).
Nature des produits ou services couverts
Les bons d'achat doivent indiquer clairement les catégories de biens ou services auxquels ils sont destinés. Pour Noël, les bons peuvent être utilisés pour l'achat de produits liés à cette occasion (jouets, cadeaux, alimentation festive, etc.).
L'absence de cette mention ou l'utilisation trop générale des bons (permettant l'achat de tout type de produit, y compris des biens non liés à Noël) pourrait entraîner une requalification des bons en avantage soumis à cotisations sociales.
Information aux salariés
Il est important de formaliser la distribution des bons d'achat auprès des salariés. Cela peut se faire par un courrier individuel, un e-mail ou une note interne précisant :
Le montant du bon d'achat.
La période d'utilisation (si applicable).
Les catégories de produits concernés.
Toute condition particulière d’attribution.
Cette formalisation permet d'éviter les malentendus et garantit la transparence dans l'application de cet avantage.
Absence de discrimination
L’attribution des bons d’achat doit respecter le principe d’égalité de traitement entre les salariés. Il n’est pas possible de discriminer entre salariés de manière arbitraire. L’employeur peut toutefois fixer des critères objectifs d’attribution, comme l’ancienneté ou la durée du contrat de travail (par exemple, inclure uniquement les salariés en CDI ou ceux ayant travaillé plus de 3 mois dans l’année).
Tenue d’un registre des avantages en nature
Dans le cadre de la gestion des avantages sociaux, l’employeur peut être amené à tenir un registre où sont consignés tous les avantages en nature accordés aux salariés. Ce registre peut comprendre les bons d’achat et permet, en cas de contrôle de l’Urssaf, de démontrer la conformité de l’attribution.
Distribuer des bons d’achat à Noël est une belle façon pour les entreprises de récompenser et de fidéliser leurs salariés. Cependant, il est essentiel de respecter les conditions fixées par l’Urssaf pour éviter toute requalification des bons en rémunération taxable. Les employeurs doivent donc veiller à ne pas dépasser le seuil d’exonération et à bien préciser l'utilisation des bons. Cela permet de profiter pleinement de cet avantage fiscal et social pour offrir un Noël plus doux à leurs collaborateurs.
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