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Stage en entreprise : les règles à suivre!


Mon Pôl Paie explique des règles à suivre pour les stages en entreprise
Les règles à suivre pour les stages en entreprise - Mon Pôl Paie

Les stages en milieu professionnel sont courants et régis par des règles strictes que les entreprises doivent maîtriser.


Ils permettent aux élèves et étudiants d’acquérir des compétences pratiques liées à leur formation théorique, favorisant ainsi leur insertion professionnelle.


L'équipe Mon Pôl Paie fait le point avec vous sur les règles à suivre!



Convention de stage obligatoire


Chaque stage nécessite une convention tripartite signée par l’entreprise, le stagiaire (ou son représentant légal s’il est mineur), et l’établissement d’enseignement.


Cette convention précise notamment:

  • les dates du stage,

  • sa durée,

  • les horaires,

  • la gratification,

  • la formation suivie,

  • les compétences à acquérir,

  • les activités assignées.

Un stage ne peut servir à pourvoir un poste permanent, combler une hausse temporaire d’activité, ou remplacer un salarié absent, sous peine de requalification en contrat de travail et de sanctions de l'Urssaf (notamment un redressement des cotisations sociales pour l’entreprise.)


Le stagiaire n’ayant pas le statut de salarié, l'employeyr n'est pas tenu de faire une déclaration préalable à l’embauche. Cependant, il doit être inscrit dans une section spécifique de le registre unique du personnel (nom et prénom du stagiaire, dates de début et de fin du stage, lieu de présence, nom et prénom du tuteur).


À la fin du stage, l'entreprise doit fournir au stagiaire une attestation indiquant la durée effective totale du stage et, si applicable, le montant de la gratification versée.


Les formalités administratives


  • Le stagiaire doit être inscrit dans une rubrique spécifique du registre unique du personnel.

  • À la fin du stage, une attestation de stage indiquant la durée et, le cas échéant, la gratification doit être délivrée.


Limitation du nombre de stagiaires


Le nombre de stagiaires est limité à 15 % de l’effectif pour les entreprises de 20 salariés ou plus, et à 3 stagiaires pour celles de moins de 20 salariés.

Des dérogations permettent d'augmenter ce quota pour certaines formations. C'est le cas pour les formations professionnelles obligatoires, notamment dans les lycées professionnels; l’autorité académique dont relève l'entreprise peut augmenter ce quota à :

  • 20 % de l’effectif pour les entreprises employant au moins 30 salariés ;

  • 5 stagiaires pour les entreprises employant moins de 30 salariés.


Durée et gratification des stages


Un stage ne peut excéder 6 mois par an, correspondant à 924 heures de présence effective. Chaque période de 7 heures de présence, qu'elles soient consécutives ou non, est équivalente à un jour de stage. De même, chaque période d'au moins 22 jours de présence, consécutifs ou non, correspond à un mois de stage.


Pour les stages de plus de 2 mois, une gratification minimale de 4,35 € par heure est obligatoire, sauf dispositions plus favorables de la convention collective.


Exonération de cotisations


La gratification versée au stagiaire est exemptée de cotisations et contributions sociales (cotisations salariales et patronales de Sécurité sociale, contribution de solidarité pour l’autonomie, Fnal, CSG-CRDS et versement mobilité). Cependant, cette exonération est limitée au montant de la gratification minimale, fixé à 4,35 € par heure.


Ainsi, toute portion de la gratification qui dépasse ce minimum est assujettie aux cotisations sociales, à l'exception de la cotisation d’assurance chômage, de la contribution au dialogue social, des cotisations de retraite complémentaire et de la cotisation AGS.


Droits des stagiaires


Les stagiaires ont droit aux règles de durées de travail, de repos, de jours fériés et de travail de nuit. Ils bénéficient également de congés et d’absences pour des événements personnels (mariage, décès) et doivent avoir accès aux mêmes avantages que les salariés (titres-restaurant, remboursement des frais de transport).


Un tuteur doit être désigné pour chaque stagiaire, avec une limite de trois stagiaires par tuteur.


Les risques pour l'employeur en cas de non-respect des règles


En cas de non-respect des règles encadrant les stages, l'employeur risque une amende administrative pouvant atteindre 2 000 € par stagiaire concerné.


Cette amende peut être portée à 4 000 € en cas de récidive dans l'année suivant la première infraction.


Vous avez besoin de faire le point sur votre politique de recrutement de stagiaires?

Vous souhaitez obtenir des conseils?

Contactez l'équipe de Mon Pôl Paie!

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